XX公司行政費用管理工作事項培訓行政費用管理知識準備行政費用構成行政費用一般包括差旅費、辦公用品費、水電費、取暖費、郵電費、行政設備維修費等項目。行政費用管理應注意一下3點。應用好管理業(yè)務費。行政經費在公司費用中所占的比例發(fā)，伸縮性也較強，審核行政經費時應請有關領導把關，并依靠各業(yè)務部門具體掌握。有條件的企業(yè)還可以制定合理的定額，進行定額管理。對于大項行政費用，應實行?？顚Ｓ茫员ＷC這項業(yè)務工作正常進行。明晰各類賬目，實施專項管理。業(yè)務費涉及面較廣，各類專門經費的使用所需資金都集中在一塊，因此必須分清明細賬目，?？顚Ｓ谩＃?）專人負責，監(jiān)督使用。業(yè)務費的使用與管理還必須由財務部門專人負責，并有一定的監(jiān)督機構與機制，合理地使用業(yè)務費。（2）增收節(jié)支，發(fā)揮最大效能。業(yè)務費的使用，要本著節(jié)約的原則，拓展新的渠道及開展新的業(yè)務時，都應從發(fā)揮最大效能的角度出發(fā)來考慮問題。3.勤儉節(jié)約，認真做好節(jié)支工作。對公務會議費、業(yè)務費等專項開支，要從嚴控制，做到量入為出，精打細算，絕不浪費。（二）行政費用管理內容1.編制費用預算，報請企業(yè)領導批準，形成正式預算。2.申領行政費用 部門在申請領取經費時，應根據(jù)所批準的經費年度預算，編制年度分季用款計劃，報呈上級領導。3.撥付行政費用上級領導一般根據(jù)各部門的季度用款計劃和上月會計報表，并結合各部門的業(yè)務和資金結存情況給予撥款，并按月?lián)芨叮辉S辦理超預算計劃的撥款。4.行政費用賬目管理領取撥款后，應按資金的性質分別設立“經費存款”和“其他存款”賬目。其中“經費存款”是辦理預算資金結算的賬目，“其他存款”是辦理預算外資金結算的賬目。二、行政費用管理模版（一）行政費用報銷規(guī)定模版行政費用報銷規(guī)定行政費用種類辦公用品及低值易耗品采購費。車輛使用費用。交通補貼費。應酬招待費。其他。辦公用品及低值易耗品采購費報銷規(guī)定行政部根據(jù)計劃統(tǒng)一采購、驗收、入庫，根據(jù)發(fā)票、入庫單報銷采購費用。 各部門急需或特殊的辦公用品，經批準，可自行購買。審批權限劃分如下:單價在50元一下，或總價在200元以下，行政部經理批準；單價在50元以上，或總價在200元以上，由分管副總批準。購買后，提交發(fā)票、實物以備核實；行政部負責查驗入庫單并辦理入賬報銷手續(xù)。原則上不報銷辦公用品之裝卸費用。車輛使用報銷規(guī)定車輛使用費的種類車輛使用費包括汽油費、維修費、路橋費、泊車費以及駕駛員補貼等。行政部在分析車輛維護、用車、油耗等情況的基礎上，制訂當月車輛費用開支計劃。油耗報銷需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起始點和路程，由行政部根據(jù)里程表、油耗標準、加油時間及數(shù)量、用車記錄復核，經行政部長簽字驗核。路橋費、洗車費由駕駛員每月匯總報銷一次，由行政部根據(jù)派車記錄復核，經行政部經理簽字驗核。車輛維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發(fā)票上列明詳細費用清單，由行政部根據(jù)車輛維修情況進行復核，經行政部經理簽字驗核。駕駛員行車補助按加班標準計算，每月在工資中列支發(fā)放。交通費報銷規(guī)定交通補貼 交通補貼具體標準見“公司補助管理法”。交通補貼在員工工資中發(fā)放。員工外勤不能按時返回就餐著可給予誤餐補貼，標準為每人每餐12元。員工外勤每天交通費標準為20元，經批準可乘坐出租車并報銷。凡公司派車和未經批準乘坐出租車者，均不予以報銷外勤交通費。應酬招待費報銷規(guī)定根據(jù)“公司對外接待辦法”等文件中規(guī)定的接待標準接待。應酬招待應事先提出申請并經批準后方可實施。原則上不允許“先斬后奏”，因特殊原因無法事先申請的，事后須及時報告有關領導。應酬招待活動一般在企業(yè)確定的定點酒店、賓館進行。一般在簽單卡簽字后按月結算，不得擅自在他處招待或用現(xiàn)金結算。對外宣傳費用控制對外宣傳活動，不僅要考慮其效果，而且要核算其成本，力成本求與效益的統(tǒng)一。一般情況下，對外宣傳活動所需的費用支出包括以下5個方面?；顒淤M用，包括制作費、攝影費。人工費用，包括支付給記者的公關費。日常費用，包括差旅費、住宿費、編輯費、會議費、資料費、通信費、交際費、雜費。印刷費。捐款。 接待費用管理細則模版接待費用管理細則總則使用范圍。本公司有關客戶、供應商、融資方以及其他外部關系的交際費、接待費和招待費（以下簡“接待費”）的開支均按本細則進行管理。接待費的申請、批準、記賬、結算等，一律按本細則規(guī)定的手續(xù)辦理。凡不按本細則辦理者，任何對外接待與交際的開支費用，本公司一概不負責。本公司所有員工接待費用的報銷一律按本細則執(zhí)行，不得擅自或任意動用接待和交際費用開支。但是，本細則允許業(yè)務接待人員委托代理人辦理必要的手續(xù)。接待費用管理本細則所指接待費，包括一下所列各項費用開支項目。會議費；研討費；招待費；交際費；典禮費；捐贈。 必須注意接待費支出項目與接待用途及目的的一致性。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經營上的目的與要求。接待費用開支，必須本著“最小支出、最大成果”的原則，充分考慮和認清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用經費開支。各級主管領導，必須充分審核每一次接待的任務與方式，給予接待任務的承擔者適當?shù)闹甘?。每個部門都必須分別進行接待費用的預算，并在預算范圍內進行開支。接待次數(shù)原則上每人每月不得超過X次，但是，XX元以下的開支不在其列。應盡量避免同樣內容與對象的接待。對重要的客戶要設立接待卡，詳細記載其嗜好、興趣與特點等。有關接待卡的填寫與保管方案，另行規(guī)定。接待負責人根據(jù)具體情況確定接待方式，并填寫公司規(guī)定的“接待申請及報告書”，向主管領導正式提出申請，主管允許后加蓋印章，送交行政部經理。行政部經理對申請表內容進行審核，批準后加蓋印章。行政部經理的審批權限為一次XXX元，超過審批權限的，必須上報總經理批準。接待費由行政部直接支付給申請部門及申請人。行政部依據(jù)申請內容以及相應的接待檔次與場所，支付一定的費用。申請部門在規(guī)定的時間內，將收據(jù)和發(fā)票憑證，連同申請書一起送回行政部進行結算。在接待工作結束后15日內，必須到行政部結算，如果沒有收據(jù)或開支憑證，一切費用由申請人承擔。第三章附則本細則由行政部在參考其他部門意見的基礎上制定。 本細則由XXXX年XX月XX日起實施。行政費用預算工作流程制訂預算計劃匯總計劃完成情況執(zhí)行調整預算計劃　主管副總審核季度、月度計劃行政部征求其他部門的意見并完善季度、月度預算計劃行政部根據(jù)獲準的年度行政預算計劃編制季度、月度計劃主管副總和公司總經理對預算計劃進行審核、審批。財務部和其他部門針對預算計劃提出意見和建議。行政部根據(jù)上年度行政費用情況編制年度行政費用預算計劃開始　財務部根據(jù)獲準的調整方案追加撥款主管副總和總經理審核、審批行政部預算調整方案行政部根據(jù)實際情況提出預算經費調整方案財務部按照年、季、月度計劃使用經費財務部根據(jù)審核通過的季度、月度計劃撥發(fā)行政經費　結束行政部定期提交行政部經費使用情況報告，并進行資料匯總歸檔財務部定期對行政部經費的使用情況進行審查　 二、行政費用使用工作流程行政費用使用情況考核行政費用使用優(yōu)化行政費用的使用　財務部審核財務臺帳行政部編制行政費用統(tǒng)計臺帳行政部根據(jù)預算對各部門行政費用予以報銷或發(fā)放行政物資各部門提出費用報銷申請或物資發(fā)放申請各部門發(fā)生行政費用行政部根據(jù)預算計劃確定各項花費額開始　主管副總和總經理審核、審批績效考核情況人力資源部匯總上報審核結果人力資源對行政經費使用情況進行審核　結束行政部匯總費用控制資料并及時歸檔行政部根據(jù)考核結果優(yōu)化行政費用控制程序　 辦公費用管理13.1辦公費用管理流程流程名稱辦公費用預算流程編號　任務概要辦公費用預算管理執(zhí)行單位行政部單位總經理行政經理行政人員財務部工作程序審批審批　審核審核　確定月度用款計劃結束開始設立用款項目表并存檔申請撥款編制月度用款計劃形成正式年度預算編制年度預算計劃　撥款配合配合　 相關制度辦公費用預算制度13.1.2辦公費用控制流程流程名稱辦公費用控制流程編號　 任務概要辦公費用開支、報銷管理執(zhí)行單位行政部單位總經理行政經理財務部行政人員各職能部門工作程序審批　審批　給予報銷審核憑證按批示意見借款　結束開始報銷費用辦公費用臺帳存檔備查編制辦公費用統(tǒng)計臺帳購買并發(fā)放辦公物品使用辦公費用按階段預算指標審核分解辦公費用目標執(zhí)行年度辦公費用預算計劃　編制部門費用臺帳使用辦公物品申請使用辦公費用各部門確認辦公費用目標　 相關制度　13.2辦公費用管理制度13.2.1辦公費用預算制度以下是xx公司的辦公費用預算制度，供讀者參考?？倓t為了規(guī)范公司的辦公預算行為，減少辦公費用的成本浪費，特制定本制度。本制度適用于公司進行辦公預算的所有事項。 本制度中的辦公費用是指公司在日常經營過程中，統(tǒng)一支付或由部門及個人支付但由公司承擔的涉及公司正常辦公的相關費用。公司辦公費用預算體系分為公司整體辦公預算、部門辦公預算及臨時辦公預算三部分。辦公費用預算的制定公司整體辦公預算與臨時辦公預算由行政部負責制定，部門辦公預算由各部門負責人制定。各辦公費用預算制定部門所制定的辦公費用預算分為年度辦公費用預算與月度辦公費用預算，其表現(xiàn)形式分為電子版與書面版兩種，書面版應有部門負責人的簽名。年度辦公費用預算（包括書面版與電子版）應在每年12月25日前交到行政部，月度辦公費用預算（包括書面版與電子版）應于每月25日前交到行政部。制定的辦公費用預算中的項目應與實際發(fā)生的費用種類或報銷單據(jù)名稱保持一致，便于審核及校對。臨時辦公費用預算中的項目應盡量符合實際可能發(fā)生的費用種類，其總額不能超過上半年或上月預算的5%，否則由預算制定人做出合理的書面解釋。公司整體辦公費用預算應明確各部門的預算金額，各部門的辦公費用預算應明確部門每個成員的預算金額，臨時辦公預算應明確每個事項的花費金額。辦公費用預算辦公費用預算由行政經理審核后轉呈總經理審批。 行政經理應仔細審核各部門辦公費用的合理性，以各部門辦公費用預算的歷史數(shù)據(jù)為依據(jù)，若發(fā)現(xiàn)差距過大，則將部門預算表退回相關部門重新制定或由部門負責人做出合理的書面解釋。各部門修改預算的時間不得超過兩個工作日，預算的總審批應在每年12月29日或每月的29日前完成。經過總經理審批后所形成的正式辦公費用預算表由財務部門保存原件，行政部門保存復印件。辦公預算的執(zhí)行各部門所使用的所有辦公費用應嚴格按照辦公費用預算執(zhí)行，否則財務部拒絕撥款。各部門使用辦公費用是，可向行政部提出申請，行政部負責統(tǒng)籌并向財務部提交用款申請，財務部在核對申請用款項目與辦公費用預算后，對在辦公費用預算中的項目給予撥款。行政部應設立用款項目的實際支出表并存檔備查。附則本制度由總經理辦公室負責制定，其解釋權與修改權歸總經理辦公室所有。本制度自總經理辦公會審批后實施。13.2.2辦公費用控制制度以下是xx公司的辦公費用預算制度，供讀者參考。 總則為了規(guī)范公司辦公費用的使用，杜絕辦公費用的舞弊、超支，特制定本制度。本制度適用于辦公費用支出的所有相關事項。第2章預算內與預算外辦公費用的撥付經過批準的辦公費用預算，行政部應于每月6日以前書面形式通知相關部門，由各相關部門確定辦公費用的使用目標。各部門使用辦公費用時，應向行政部提出申請，由行政部根據(jù)相應的預算指標進行審核，審核后交行政部經理審批。財務部對審批后的用款申請單進行借款時，應核對其用款項目是否在各部門的費用預算內，若超出預算可拒絕借款，將用款申請單退回行政部。用款申請超出預算的，須經總經理審批。對超出預算的費用，使用部門應提供相關的報告，包括事項、花費的金額、花費的合理性等內容。財務部根據(jù)總經理的批示進行借款并做詳細記錄。第3章辦公費用的報銷與記錄存檔第9條行政部在報銷辦公費用時，應提供相應的憑證，否則財務部可拒絕報銷，其相差額度由當事人負責財務部負責審核相應的報銷憑證，經審核無誤后給予報銷。各部門應編制部門辦公費用臺帳，并于每月25日前由部門負責人簽字后轉交行政部，由行政部審核并編制綜合辦公費用使用臺帳。部門與行政部的辦公費用臺帳要存檔，由財務部定期檢查。 第4章附則第13條本制度由總經理辦公室負責制定，其解釋權與修改權歸總經理辦公室所有。第14條本制度自總經理辦公會審批后實施。